„Предоставяне на техника под наем за печат, копиране, сканиране и изпращане на факс в структурата на Агенция „Митници“ и развитие и въвеждане на институционална архитектура на Агенция „Митници“ по отношение на система за дигитални архиви (СДА)“

Описание

Предметът и обемът на поръчката включва изпълнението на следните дейности: 1. Основна дейност1: „Предоставяне на техника под наем за печат, копиране, сканиране и изпращане на факс в структурата на АМ. По време на изпълнение на дейността ще се извърши: а) Осигуряване на описаните в Техническата спецификация (ТС) – Таблица №1 количества устройства (МФУТип1–589 бр., МФУТип2–15бр., МФУТип3–24бр., Скенер–31бр., Плотер–3бр., Етикетен принтер–91бр., Мобилен принтер–137бр.), които да обезпечават нуждите на структурата на АМ от печат, копиране, сканиране и изпращане/получаване на факс без ограничение в обемите документи, които ще се генерират през периода, за който устройствата са отдадени под наем. Съдържащите се в Таблица №1 количества са ориентировъчни (прогнозни) и в тях може да настъпи промяна по преценка и в зависимост от конкретните потребности на Възложителя, като Възложителят може да не поръча всички обявени количества или да заяви повече от прогнозния брой за всички или за някой от типовете устройства в рамките на срока за изпълнение на този Договор; б) Осигуряване на хардуерно – софтуерно решение за наблюдение, анализи и отчетност; в) Първоначално разпределение и доставка на устройствата, съгласно описаното в „Разпределение на устройствата по локации“ – Приложение №1 към ТС (в това число инсталация на драйвери на 3362 потребителя); г) Обучение на потребителите и администраторите за работа с устройствата; д) Осигуряване на непрекъснатост на достъпа до дейностите по печат, копиране, сканиране и изпращане/получаване на факс, включително и в ГКПП с работен режим (24х7); е) Осигуряване на резервираност на решението (пренасочване на печата към друго устройство до отстраняване на възникнал сервизен или друг инцидент), в това число осигуряване на оборотно устройство при необходимост от ремонт на устройството в оторизиран сервиз; ж) Система за наблюдение и управление на устройствата, с цел тяхното обслужване и поддръжка; з) Възможност за увеличаване/намаляване на броя на използваните устройства за периода на обслужване; и) Възможност за разместване на вече въведени в експлоатация устройства, според промените в потребностите на АМ за периода на обслужване; й) Извеждане на устройствата от експлоатация, след приключване на Договора; 2. Основна дейност2: „Aнализ и опис на наличните документни масиви на хартиен и електронен носител в архивните фондове на АМ. По време на изпълнение на дейността ще се извърши: а) изготвяне на анализ на всички типове документи, налични в архиви; б) опис на архивните фондове и извеждане на обеми в брой хартиени носители към типове документи, версии, формати, тип съдържатели, състояние на хартиените носители и местоположение по локации/звена в АМ; в) изработване на доклад, съдържащ цялостен опис на архивните фондове на АМ с териториално разпределение, количествен и качествен състав; 3. Основна дейност3: „Развитие на Институционалната архитектура (ИА) на АМ по отношение на система за дигитални архиви“, включваща: а) Развитие на Бизнес Архитектура; б) Развитие на Архитектура на Данните; в) Развитие на Архитектура на Приложенията; г) Развитие на Технологична Архитектура; 4. Основна дейност4: „Въвеждане на ИА на АМ по отношение на система за дигитални архиви“. В рамките на дейността ще бъде разработена, изградена и внедрена информационна система, с помощта на която хартиените документи ще бъдат сканирани и съхранени с дигитални средства. Софтуерът ще обезпечи процеса по цялостната обработка на информацията от сканираните документи, както и последващо търсене по различни признаци: а) Компоненти на системата: а.1) OCR (Optical Character Recognition – оптично разпознаване на символи) - OCR функционалността ще позволи автоматичното разпознаване на текст от сканирани хартиени документи, лабораторни протоколи, сертификати, формуляри и други документи, използвани в ежедневната работа, както и да се елиминира необходимостта от ръчно въвеждане на информация, което ще намали риска от човешки грешки и значително ще съкрати времето за обработка; а.2) DMS (Document Management System – система за управление на документи) - DMS ще служи като централизирана платформа за съхранение, категоризация, индексиране и контрол на достъпа до електронните документи. Комбинацията на тези две технологии, работещи в синхрон, ще осигури цялостно дигитализиране, структуриране и управление на документопотока, като улесни проследимостта и спазването на нормативните изисквания в контекста на различните процедури; б) Първоначално сканиране и дигитализиране на хартиените архиви; в) Възможност за търсене и достъп до информация; г) Предоставяне на оторизирани потребители достъп до набор от стандартни (предефинирани) справки (с пълно текстово търсене), които обхващат различни елементи и обекти в процеса, ще открива информация в структурирани и неструктурирани данни и ще извършват филтриране и експорт; д) Допълнителни функционалности - ще се разработи функционалност на ниво приложение за одит на потребителските действия в системата; ще се осигури възможност за изготвяне и използване на шаблони за често срещани документи; е) Интеграция със Система за управление на идентичностите и достъпа (СУИД); ж) Интеграция с Лабораторната информационна система (LIMS – Laboratory Information Management System); з) Интеграция с деловодната система Eventis R7; 5. Основна дейност5:"Дигитализация на хартиения архив и импортиране в изградената система“. По време на изпълнение на дейността ще се извърши: а) Пълна дигитализация на хартиените документи; б) Периодична дигитализация на документите; 6. Основна дейност6: „Обучение на 30 служители на АМ (25 потребители и 5 администратори) за работа с реализираните функционалности по отношение на система за дигитални архиви“; 7. Прехвърляне на правата на интелектуална собственост върху Софтуерните продукти/Системата; 8. Гаранционна поддръжка на разработените Софтуерни продукти в съответствие с процесите съгласно ITIL4 или по-висока актуална версия.

Изпълнител