Оптимизиране на разходите за печата на документи чрез внедряване на Printing-as-a-Service

Описание

1. Обхват на услугата: Изпълнителят трябва да осигури цялостна услуга, включваща: ● Доставка на печатащи устройства. Собствеността върху устройствата остава на Изпълнителя за срока на договора. ● Изпълнителят трябва да осигури гъвкавост за увеличаване или намаляване на броя на устройствата през срока на договора. ● Пълна инсталация, свързване към мрежата на Столична община и конфигурация на всички устройства. ● Софтуерно решение за централизирано управление, контрол и мониторинг на печата с широк набор от функционалности и интеграция с активна директория/LDAP. ● Постоянен мониторинг на състоянието на устройствата с цел проактивно идентифициране и отстраняване на потенциални проблеми, включително автоматизирано известяване при ниски нива на консумативи. ● Периодична доставка на тонери, мастила и други необходими консумативи преди изчерпване и прекъсване на печата. ● Цялостна поддръжка, включително превантивна и реактивна, за гарантиране на безпроблемната работа на системите, както и подмяна на дадена машина с друга при чести и повтарящи се проблеми. 2. Сервизна поддръжка и реакция (SLA) ● Работно време за поддръжка: Понеделник – Петък, от 09:00 до 17:30 ч. ● Време за реакция при повреда: До 4 астрон. часа от подаване на заявката (в рамките на раб. време за поддръжка). ● Време за отстраняване на повредата: До 16 работни часа от подаване на заявката (в рамките на раб. време за поддръжка). ● Единна точка за контакт: Изпълнителят трябва да осигури единна точка за контакт за подаване на заявки (телефон, e-mail, уеб портал), достъпна в рамките на работното време за поддръжка. ● Дистанционна диагностика и мониторинг: Да бъде предоставена възможност за дистанционна диагностика и мониторинг на състоянието на устройствата с цел бърза реакция и превантивна поддръжка. ● Наличност на услугите: Изпълнителят трябва да гарантира наличност на печатащите услуги не по-малко от 98% в рамките на работното време на Столична община. При системно неизпълнение на SLA ще бъдат налагани неустойки съгласно договора. ● Местоположение на сградите: Сградите, в които ще бъдат разположени устройствата, са на територията на Столична община по списък с адреси, приложение към Техническата спецификация. 3. Софтуерни изисквания ● Централизирано управление и мониторинг: Пълно централизирано администриране, контрол и мониторинг на всички печатащи устройства и потребители от една платформа. ● Интеграция с Microsoft Active Directory: Безпроблемна интеграция с Microsoft Active Directory . Не се изискват специфични мрежови настройки от страна на общината, които да възпрепятстват интеграцията. ● Идентификация на потребител: Поддръжка на сигурна идентификация на потребител чрез карта за достъп (RFID 125 kHz) или ПИН код. Всяко мултифункционално устройство трябва да има включен четец за карти (RFID 125 kHz) в цената си. ● Управление на права и ограничения: Възможност за ограничаване на правата и обемите на печат по потребител, група (отдел/звено) или устройство. ● "Pull Printing" функция: Задължителна поддръжка на функцията "Pull Printing" (понякога наричана "Follow Me Printing"), при която потребителят изпраща документ и може да го отпечата от което и да е избрано устройство след успешна идентификация. ● Мониторинг и отчетност: Създаване на подробни, персонални отчети по потребител, устройство, отдел/звено, тип печат (цветен/черно-бял, А3/А4) и обем, с възможност за експорт. ● Лицензиране на софтуера: Софтуерът трябва да бъде предоставен с необходимия брой лицензи, за да се осъществи пълноценно услугата PaaS, и да е изцяло включен в цената на услугата без допълнителни разходи, с гарантирано функциониране след изтичане на договора. 4. Изпълнителят трябва да осигури: 4.1. Мултифункционално устройство, формат А3, цветно – 20 бр. 4.2. Мултифункционално устройство, формат А3, монохромно - 16 бр. 4.3. Мултифункционално устройство, формат А4, цветно - 4 бр. 4.4. Мултифункционално устройство, формат А4, монохромно - 41 бр. Посочените количества мултифункционални устройства са ориентировъчни (прогнозни) и в тях може да настъпи промяна по преценка и в зависимост от конкретните потребности на Възложителя, като Възложителят може да не поръча всички обявени количества или да заяви повече от прогнозния брой за всички или за някой от типовете устройства в рамките на срока за изпълнение на поръчката. Техническите изисквания към устройствата са посочени в Техническата спецификация. 5. Прогнозен брой отпечатани копия месечно: 5.1. формат А4 черно – бели - 87 500 бр. 5.2. формат А4 цветни - 12 500 бр. 5.3. формат А3 черно – бели - 12 500 бр. 5.4. формат А3 цветни - 12 500 бр. Посочените количества са ориентировъчни. Реалното месечно натоварване ще се определи изцяло от текущите потребности на Възложителя и може да се различава от посочените стойности.